Private Email Nutzung durch Mitarbeiter
Wird im Rahmen eines Dauerschuldverhältnisses von einer Partei für die andere ein E-Mail-Account angelegt, darf dieser nach Kündigung des Vertrages solange nicht gelöscht werden, wie nicht feststeht, dass der Nutzer für die auf dem Account abgelegten Daten keine Verwendung mehr hat. Die Verletzung dieser Pflicht kann einen Schadensersatzanspruch auslösen.
OLG Dresden: Löschungsverbot für E-Mail-Account Provider
Schon seit Jahren wird die private Nutzung dienstlich bereitgestellter E-Mail-Accounts und Internetzugänge unter verschiedenen rechtlichen Gesichtspunkten diskutiert. Neue Brisanz bekommt diese Diskussion durch den Trend des Cloud Computings und durch „Bring your own Device” (BYOD). Dennoch haben es bisher viele Unternehmen versäumt, für eine umfassende Regelung dieses Komplexes zu sorgen.
Wir erstellen Betriebsvereinbarungen oder arbeitsvertragliche Regelungen für Sie, die dieses komplexe Thema für Sie rechtssicher regeln und ein Verbot privater Nutzung entbehrlich machen.
Bei der Gestaltung dieser Verträge berücksichtigen wir unter anderem folgende relevante Gesichtspunkte:
a) Erste grundlegende Frage ist, ob der Arbeitgeber als Diensteanbieter i.S.d. § 3 Nr. 6 TKG zu qualifizieren ist, wenn er seinen Arbeitnehmern die private Nutzung des dienstlichen E-Mail-Accounts gestattet. Dies hätte zur Folge, dass das Fernmeldegeheimnis greifen würde und damit ein Zugriff auf diese E-Mails, wenn überhaupt, nur sehr eingeschränkt möglich wäre. Eine besondere Rolle spielt dieser Aspekt bspw., wenn es um eine mögliche Abmahnung oder Kündigung wegen übermäßiger privater Nutzung oder um den Zugriff auf den Account bei urlaubs- oder krankheitsbedingter Abwesenheit des Arbeitnehmers geht. Die Frage ist nach wie vor umstritten und wird auch von der Rechtsprechung nicht eindeutig beantwortet. Zwar haben verschiedene Gerichte die Eigenschaft des Arbeitgebers als Diensteanbieter in diesem Fall abgelehnt, von einer sicheren Klärung kann jedoch nicht ausgegangen werden, weshalb bei der Ausarbeitung von betrieblichen oder arbeitsvertraglichen Regelungen von dem Grundsatz ausgegangen werden sollte, dass die Diensteanbietereigenschaft des Arbeitgebers vorliegt. Ist eine Trennung dienstlicher und privater E-Mails nicht möglich, umfasst das Fernmeldegeheimnis auch die dienstlichen E-Mails. Das TMG hingegen findet bei der privaten Nutzung nur eingeschränkt Anwendung.
b) Sofern keine spezielleren Normen greifen, müssen auch immer die Bestimmungen des BDSG beachtet werden, und zwar sowohl hinsichtlich privater als auch dienstlicher E-Mails. Eine datenschutzrechtliche Erlaubnis zur Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten des Arbeitnehmers kann sich dabei aus einer Einwilligung des Arbeitnehmers oder einer Betriebsvereinbarung, die als andere Rechtsvorschrift i.S.d. § 4 BDSG gilt, ergeben. Daneben existieren weitere Erlaubnisnormen, deren Handhabung aber in der Praxis unsicher sein kann.
c) Ist die private E-Mail-Nutzung im Arbeitsverhältnis grundsätzlich verboten, ergibt sich insb. das Problem der Kontrolle und der damit verbundenen Identifizierung von E-Mails als privat sowie der Rechtsgrundlage einer Compliance. Arbeitsrechtlich schwierig stellt sich die Situation dar, wenn sich keine ausdrücklichen Regelungen zur privaten Nutzung der IT-Komponenten im Arbeitsvertrag finden. Wird diese Nutzung nicht ausdrücklich erlaubt, sondern vielmehr gebilligt oder geduldet, kann sich nach nicht unbestrittener Ansicht aus betrieblicher Übung oder Schaffung eines Vertrauenstatbestands ein Anspruch des Arbeitnehmers ergeben. Unumstritten ist jedoch, dass auch bei einer solchen Annahme die übermäßige Nutzung nie geduldet oder gestattet sein kann. Mangels konkreter Regelungen ist es aber schwierig, den Rahmen einer übermäßigen Nutzung abzustecken.
d) Letztlich ist zu beachten, dass für bestimmte Maßnahmen zwingend die Mitbestimmung des Betriebsrats vorgeschrieben ist und bereits der Einsatz von Standard-E-Mail-Software aufgrund der Speicherung von Nutzungsdaten als mitbestimmungspflichtiger Tatbestand zu werten sein kann. In einem Zusatz zum Arbeitsvertrag sollte auf die Regelung allgemeiner Verhaltensgrundsätze, Vorgaben zur (privaten) E-Mail- und Internetnutzung, Vorgehen bei Abwesenheit des Arbeitnehmers und bei Sperrung und Löschung des E-Mail-Accounts geachtet werden.